Accordo sul trattamento dei dati personali
Ultimo aggiornamento: [DATA]
Il presente Data Processing Agreement (“DPA“) disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da CORALLI shpk, tramite la piattaforma ContactMe, per conto degli utenti che utilizzano ContactMe per trattare dati personali nell’ambito delle proprie attività professionali o commerciali.
Il presente DPA integra i Terms & Conditions di ContactMe e costituisce parte dell’accordo tra le parti relativamente al trattamento dei dati personali effettuato per conto dell’utente.
1. Parti
1.1 Titolare del trattamento
Il soggetto che utilizza ContactMe per raccogliere, organizzare, gestire o altrimenti trattare dati personali di propri contatti attraverso la piattaforma.
Nel presente DPA viene indicato come:
“Titolare”, “Cliente” o “Utente”.
Il Titolare rimane responsabile della determinazione delle finalità e dei mezzi del trattamento dei dati personali che inserisce nella piattaforma, nei limiti previsti dalla normativa applicabile.
1.2 Responsabile del trattamento
CORALLI shpk
Sede legale: Rruga Kavajes, Qendra tregtare “CONDOR”, Kati dyte, zyra nr.78, Tirane., Tirane
NIPT / numero di registrazione: M61402041J
Email: info@contactme.click
Email privacy: privacy@contactme.click
Nel presente DPA viene indicata come:
“Responsabile”, “ContactMe” o “Società”.
2. Oggetto del DPA
Il presente DPA disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da ContactMe per conto del Titolare nell’ambito delle funzionalità della piattaforma.
In particolare, ContactMe può trattare dati personali inseriti o caricati dal Titolare attraverso funzionalità quali:
- CRM;
- gestione dei contatti;
- pipeline;
- promemoria;
- gestione delle relazioni commerciali;
- importazione dei contatti;
- organizzazione dei contatti;
- altre funzionalità equivalenti che possono essere introdotte nella piattaforma.
ContactMe tratta tali dati esclusivamente nella misura necessaria a fornire le funzionalità richieste dal Titolare e secondo le istruzioni previste dal presente DPA.
3. Ruoli delle parti
Per i dati personali trattati attraverso il CRM e altre funzionalità utilizzate dal Titolare per proprie finalità:
- il Titolare determina le finalità del trattamento;
- il Titolare determina, nei limiti consentiti dalla piattaforma, le modalità di utilizzo dei dati;
- ContactMe agisce come Responsabile del trattamento;
- ContactMe tratta i dati sulla base delle istruzioni del Titolare.
Il presente DPA non modifica il ruolo di ContactMe rispetto ai dati per i quali CORALLI shpk determina autonomamente finalità e mezzi del trattamento.
In particolare, CORALLI shpk può agire come autonomo Titolare del trattamento per dati relativi a:
- account ContactMe;
- registrazione;
- autenticazione;
- gestione dell’abbonamento;
- fatturazione;
- pagamenti;
- sicurezza;
- assistenza;
- comunicazioni di servizio;
- obblighi legali;
- prevenzione delle frodi;
- gestione del rapporto contrattuale.
Tali trattamenti sono disciplinati dalla Privacy Policy di ContactMe.
4. Durata del trattamento
Il trattamento effettuato ai sensi del presente DPA dura per il periodo durante il quale il Titolare utilizza le funzionalità di ContactMe che comportano il trattamento dei dati personali per suo conto.
Al termine del rapporto contrattuale, ContactMe procederà alla cancellazione o restituzione dei dati personali trattati per conto del Titolare secondo quanto previsto dal presente DPA, salvo quanto richiesto dalla legge o necessario per la conservazione tecnica temporanea dei backup.
5. Istruzioni del Titolare
ContactMe tratta i dati personali esclusivamente:
- per fornire i servizi ContactMe;
- secondo le istruzioni del Titolare;
- secondo quanto previsto dai Terms & Conditions;
- secondo quanto previsto dal presente DPA;
- secondo quanto richiesto dalla normativa applicabile.
Il Titolare autorizza ContactMe a effettuare le operazioni tecniche necessarie alla fornitura del servizio, incluse:
- raccolta tramite le funzionalità della piattaforma;
- memorizzazione;
- organizzazione;
- consultazione;
- recupero;
- modifica;
- visualizzazione;
- cancellazione;
- backup;
- trasmissione interna tra i sistemi necessari al funzionamento del servizio.
Qualora ContactMe riceva un’istruzione che ritenga violare la normativa applicabile, potrà informare il Titolare prima di eseguirla, salvo che la legge vieti tale comunicazione.
6. Responsabilità del Titolare
Il Titolare è responsabile della liceità del trattamento dei dati personali che inserisce nella piattaforma.
In particolare, il Titolare è responsabile di:
- individuare una base giuridica valida per il trattamento;
- fornire le informative richieste agli interessati;
- rispettare i diritti degli interessati;
- raccogliere e utilizzare i dati in modo lecito;
- verificare che i dati siano adeguati, pertinenti e non eccedenti;
- rispettare i periodi di conservazione applicabili;
- gestire eventuali consensi necessari;
- rispettare le normative applicabili alle proprie attività di marketing;
- assicurarsi che i dati inseriti in ContactMe possano essere legittimamente trattati attraverso la piattaforma.
ContactMe non è responsabile della determinazione della base giuridica del trattamento effettuato dal Titolare.
7. Categorie di interessati
I dati trattati attraverso ContactMe possono riguardare, a seconda dell’utilizzo effettuato dal Titolare:
- clienti;
- potenziali clienti;
- prospect;
- lead;
- contatti commerciali;
- partner commerciali;
- collaboratori;
- fornitori;
- altre persone fisiche con cui il Titolare intrattiene rapporti professionali o commerciali.
Il Titolare determina quali categorie di interessati vengono effettivamente inserite nella piattaforma.
8. Categorie di dati personali
A seconda delle funzionalità utilizzate, possono essere trattati:
- nome;
- cognome;
- numero di telefono;
- indirizzo email;
- dati professionali;
- informazioni relative alla relazione commerciale;
- stato del contatto;
- note;
- promemoria;
- informazioni inserite volontariamente dal Titolare;
- altri dati personali che il Titolare decide di inserire nei campi disponibili.
ContactMe non richiede l’inserimento di categorie particolari di dati personali per il normale utilizzo del CRM.
9. Categorie particolari di dati
Il Titolare si impegna a non inserire nella piattaforma categorie particolari di dati personali, inclusi, ove applicabile:
- dati relativi alla salute;
- dati biometrici;
- dati genetici;
- dati relativi all’origine razziale o etnica;
- dati relativi alle convinzioni religiose;
- dati relativi alle opinioni politiche;
- dati relativi all’appartenenza sindacale;
- dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale.
Qualora il trattamento di tali dati sia necessario per una specifica attività del Titolare, quest’ultimo deve assicurarsi che ContactMe sia idoneo a tale trattamento e che siano state adottate tutte le misure richieste dalla normativa applicabile.
ContactMe può limitare o vietare il caricamento di tali dati qualora ritenga che il relativo trattamento non sia compatibile con il servizio.
10. Natura e finalità del trattamento
Il trattamento può comprendere:
- raccolta;
- registrazione;
- organizzazione;
- strutturazione;
- conservazione;
- consultazione;
- utilizzo;
- modifica;
- aggiornamento;
- recupero;
- cancellazione;
- esportazione, quando disponibile;
- altre operazioni tecniche necessarie alla fornitura del servizio.
Le finalità sono quelle determinate dal Titolare, inclusa la gestione dei propri contatti, lead, prospect e relazioni commerciali.
ContactMe non utilizzerà i dati trattati per conto del Titolare per finalità proprie di marketing nei confronti degli interessati del Titolare, salvo che ciò sia espressamente previsto da un distinto rapporto giuridico e da una base giuridica appropriata.
11. Divieto di vendita dei dati
ContactMe non vende i dati personali inseriti dal Titolare nel CRM a soggetti terzi.
ContactMe non utilizzerà tali dati per creare autonomamente database commerciali destinati alla vendita.
12. Personale autorizzato
ContactMe limita l’accesso ai dati personali alle persone che necessitano di accedervi per svolgere le proprie funzioni.
Le persone autorizzate al trattamento sono vincolate da obblighi di riservatezza derivanti da contratto, legge o altra obbligazione appropriata.
13. Sicurezza del trattamento
ContactMe adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli e proporzionate al rischio per proteggere i dati personali trattati per conto del Titolare.
Le misure possono comprendere:
- controllo degli accessi;
- autenticazione;
- gestione delle autorizzazioni;
- cifratura delle comunicazioni;
- sicurezza dell’infrastruttura cloud;
- backup;
- monitoraggio tecnico;
- gestione degli incidenti;
- aggiornamento dei sistemi;
- misure contro accessi non autorizzati;
- segregazione logica dei dati;
- procedure interne di sicurezza.
Le misure di sicurezza possono essere aggiornate nel tempo in funzione dell’evoluzione tecnologica e dei rischi.
14. Violazioni dei dati personali
In caso di una violazione dei dati personali che riguardi dati trattati per conto del Titolare, ContactMe informerà il Titolare senza ingiustificato ritardo dopo averne avuto conoscenza, nei limiti previsti dalla normativa applicabile.
La comunicazione, quando ragionevolmente possibile, includerà:
- natura della violazione;
- categorie di dati coinvolti;
- categorie di interessati coinvolti;
- informazioni disponibili sull’impatto;
- misure adottate o previste per gestire la violazione;
- eventuali ulteriori informazioni necessarie.
Il Titolare rimane responsabile della valutazione degli obblighi di notifica verso l’autorità di controllo e gli interessati, salvo che tali obblighi ricadano direttamente su ContactMe secondo la legge applicabile.
15. Assistenza nell’esercizio dei diritti
Tenuto conto della natura del trattamento, ContactMe fornirà ragionevole assistenza al Titolare per consentirgli di rispondere alle richieste degli interessati relative ai loro dati personali.
Tale assistenza può includere, quando tecnicamente disponibile:
- ricerca dei dati;
- modifica;
- cancellazione;
- esportazione;
- limitazione;
- gestione tecnica delle richieste.
Il Titolare rimane responsabile della verifica dell’identità dell’interessato e della valutazione della legittimità della richiesta.
16. Richieste ricevute direttamente dagli interessati
Qualora una persona contatti direttamente ContactMe in relazione a dati trattati per conto del Titolare, ContactMe, quando appropriato:
- informerà il richiedente che il trattamento è effettuato per conto del Titolare;
- indirizzerà la richiesta al Titolare;
- fornirà assistenza al Titolare quando necessario.
ContactMe può adottare misure tecniche ragionevoli per proteggere i dati dell’interessato prima di effettuare qualsiasi operazione richiesta.
17. Sub-responsabili
Il Titolare autorizza ContactMe a utilizzare sub-responsabili per fornire l’infrastruttura e i servizi necessari alla piattaforma.
Tra i fornitori tecnologici che possono essere utilizzati rientrano, a seconda del servizio e della configurazione:
- Vercel — hosting e infrastruttura;
- Neon — database e infrastruttura;
- altri fornitori tecnici necessari alla gestione della piattaforma.
I sub-responsabili devono essere vincolati da obblighi di protezione dei dati coerenti con quelli previsti dal presente DPA, nella misura richiesta dalla normativa applicabile.
ContactMe rimane responsabile nei confronti del Titolare per gli obblighi dei propri sub-responsabili nella misura prevista dalla legge.
18. Autorizzazione generale ai sub-responsabili
Il Titolare concede a ContactMe un’autorizzazione generale a utilizzare sub-responsabili per le attività necessarie alla fornitura del servizio.
ContactMe manterrà un elenco aggiornato dei principali sub-responsabili utilizzati per il trattamento dei dati personali.
Quando richiesto dalla normativa applicabile, ContactMe informerà il Titolare delle modifiche sostanziali relative all’introduzione o sostituzione di sub-responsabili.
Il Titolare può opporsi a una modifica quando esistano motivi legittimi relativi alla protezione dei dati.
19. Trasferimenti internazionali
Alcuni sub-responsabili o fornitori possono trattare dati personali al di fuori dell’Albania o dello Spazio Economico Europeo.
Quando necessario, ContactMe adotterà un meccanismo di trasferimento riconosciuto dalla normativa applicabile.
Tali meccanismi possono includere:
- decisioni di adeguatezza;
- clausole contrattuali standard;
- altre garanzie appropriate;
- deroghe previste dalla normativa, quando applicabili.
Per i trasferimenti soggetti al GDPR, le Standard Contractual Clauses possono costituire una garanzia per i trasferimenti verso Paesi terzi quando ricorrono le condizioni previste dalla normativa.
ContactMe può utilizzare fornitori internazionali per l’infrastruttura e l’erogazione dei servizi.
20. Richieste delle autorità
Qualora ContactMe riceva una richiesta legalmente vincolante da parte di un’autorità pubblica relativa ai dati trattati per conto del Titolare, ContactMe potrà fornire i dati richiesti nella misura prevista dalla legge.
Quando legalmente consentito, ContactMe informerà il Titolare prima di effettuare la comunicazione.
21. Audit e informazioni
ContactMe metterà a disposizione del Titolare le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dal presente DPA.
Quando previsto dalla normativa applicabile, ContactMe potrà fornire:
- documentazione relativa alle proprie misure di sicurezza;
- informazioni sui sub-responsabili;
- documentazione relativa alle proprie procedure di protezione dei dati;
- informazioni necessarie a verificare la conformità del trattamento.
Eventuali audit devono:
- essere richiesti con ragionevole preavviso;
- essere effettuati durante il normale orario lavorativo;
- non compromettere la sicurezza o la riservatezza di altri clienti;
- non comportare un accesso ai dati di altri clienti;
- essere proporzionati al rischio e alla natura del trattamento.
Salvo diverso accordo, i costi ragionevoli di audit richiesti dal Titolare sono sostenuti dal Titolare.
22. Cancellazione e restituzione dei dati
Alla cessazione del servizio, il Titolare può richiedere la restituzione o l’esportazione dei dati personali trattati per suo conto, quando tale funzionalità è disponibile.
Dopo la cessazione del rapporto, ContactMe procederà alla cancellazione dei dati personali trattati per conto del Titolare entro un periodo tecnicamente ragionevole, salvo:
- obblighi legali di conservazione;
- necessità di difesa di diritti;
- dati contenuti in backup tecnici;
- altri casi previsti dalla normativa.
I dati presenti nei backup possono rimanere temporaneamente memorizzati fino alla normale sovrascrittura o cancellazione dei backup, purché continuino a essere protetti e non vengano utilizzati per finalità operative diverse da quelle tecnicamente necessarie.
23. Conservazione dei dati durante il rapporto
Il Titolare determina, nei limiti delle funzionalità disponibili, quali dati conservare e per quanto tempo.
ContactMe può stabilire periodi tecnici di conservazione necessari per:
- backup;
- sicurezza;
- recupero da incidenti;
- prevenzione delle frodi;
- continuità operativa.
Quando una funzionalità prevede un periodo specifico di conservazione, tale periodo può essere indicato nella documentazione del servizio.
24. Dati inseriti illegittimamente
Se ContactMe viene a conoscenza del fatto che un Titolare sta utilizzando il servizio per trattare dati personali in violazione della legge o del presente DPA, può:
- richiedere la cessazione del trattamento;
- richiedere la cancellazione dei dati;
- limitare temporaneamente la funzionalità;
- sospendere l’account;
- terminare il rapporto contrattuale nei casi previsti dai Terms & Conditions.
25. Categorie particolari e dati ad alto rischio
ContactMe non è progettato come servizio specialistico per il trattamento di categorie particolari di dati personali o dati ad alto rischio.
Il Titolare non deve utilizzare ContactMe per tali trattamenti senza aver prima verificato che il servizio sia idoneo e che siano state adottate tutte le misure richieste dalla normativa applicabile.
26. Assistenza in materia di sicurezza
Tenuto conto delle informazioni disponibili a ContactMe e della natura del trattamento, ContactMe fornirà ragionevole assistenza al Titolare per:
- gestione delle violazioni;
- valutazione dei rischi;
- sicurezza del trattamento;
- richieste delle autorità;
- esercizio dei diritti degli interessati.
Il Titolare rimane responsabile delle valutazioni che riguardano i propri trattamenti e le proprie attività.
27. Valutazioni d’impatto
Quando richiesto dalla normativa applicabile, ContactMe fornirà ragionevole assistenza al Titolare per gli elementi relativi alla propria infrastruttura e alle proprie attività che siano necessari per effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
Il Titolare rimane responsabile dell’effettuazione della propria valutazione d’impatto quando richiesta dalla legge.
28. Principio di minimizzazione
Il Titolare si impegna a inserire in ContactMe soltanto i dati personali adeguati, pertinenti e necessari rispetto alle proprie finalità.
ContactMe può implementare funzionalità volte a ridurre il rischio di raccolta eccessiva di dati.
29. Accuratezza dei dati
Il Titolare è responsabile dell’accuratezza dei dati personali che inserisce nella piattaforma.
ContactMe può fornire strumenti per modificare o aggiornare i dati, ma non è responsabile della verifica sostanziale dell’accuratezza delle informazioni inserite dall’utente.
30. Riservatezza
ContactMe si impegna a mantenere riservati i dati personali trattati per conto del Titolare e a garantire che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate da obblighi di riservatezza.
31. Proprietà dei dati
I dati personali inseriti dal Titolare attraverso ContactMe rimangono nella disponibilità del Titolare.
Il presente DPA non trasferisce a ContactMe alcun diritto di proprietà sui dati personali.
ContactMe dispone esclusivamente dei diritti necessari per fornire il servizio e adempiere agli obblighi previsti dal presente DPA.
32. Rapporto con i Terms & Conditions
Il presente DPA integra i Terms & Conditions di ContactMe.
In caso di conflitto tra i Terms & Conditions e il presente DPA relativamente al trattamento dei dati personali per conto del Titolare, prevalgono le disposizioni del presente DPA nella misura necessaria a disciplinare tale trattamento.
33. Modifiche al DPA
ContactMe può modificare il presente DPA quando necessario per:
- modifiche legislative;
- modifiche normative;
- aggiornamenti tecnologici;
- modifiche dei sub-responsabili;
- introduzione di nuove funzionalità;
- adeguamento a indicazioni delle autorità competenti.
In caso di modifiche sostanziali, ContactMe informerà gli utenti con modalità ragionevoli.
Le modifiche non potranno ridurre ingiustificatamente il livello di protezione dei dati previsto dal presente DPA.
34. Durata e cessazione
Il presente DPA entra in vigore quando l’utente utilizza una funzionalità ContactMe che comporta il trattamento di dati personali per suo conto.
Rimane in vigore per tutta la durata del relativo rapporto contrattuale.
Le disposizioni che per loro natura devono continuare ad applicarsi dopo la cessazione del rapporto rimangono efficaci fino a quando necessario.
35. Legge applicabile
Il presente DPA è disciplinato dalla normativa applicabile nella Repubblica d’Albania, fatte salve eventuali disposizioni imperative applicabili al trattamento dei dati personali.
Quando il trattamento è soggetto anche al GDPR o ad altra normativa obbligatoria applicabile al Titolare, le parti si impegnano a rispettare le disposizioni inderogabili applicabili a tale trattamento.
36. Contatti
Per richieste relative al presente DPA:
CORALLI shpk — ContactMe
Sede legale: [indirizzo sede legale]
NIPT: [NIPT]
Email generale: info@contactme.click
Email privacy: privacy@contactme.click
ALLEGATO 1 — DETTAGLI DEL TRATTAMENTO
A. Oggetto
Fornitura delle funzionalità ContactMe che consentono al Titolare di memorizzare, organizzare e gestire dati personali relativi ai propri contatti, prospect, lead e relazioni commerciali.
B. Durata
Per tutta la durata dell’utilizzo delle funzionalità interessate e, successivamente, per il periodo necessario alla cancellazione o restituzione dei dati secondo il presente DPA.
C. Finalità
- gestione dei contatti;
- gestione della pipeline;
- gestione delle relazioni commerciali;
- organizzazione delle informazioni;
- promemoria;
- attività operative richieste dal Titolare;
- backup e sicurezza;
- fornitura delle funzionalità ContactMe.
D. Categorie di interessati
- clienti;
- prospect;
- lead;
- contatti commerciali;
- partner;
- collaboratori;
- fornitori;
- altre persone inserite dal Titolare.
E. Categorie di dati
- nome;
- cognome;
- numero di telefono;
- email;
- dati professionali;
- stato della relazione commerciale;
- note;
- promemoria;
- altre informazioni inserite volontariamente dal Titolare.
F. Categorie particolari
Non previste per il normale utilizzo del servizio.
G. Operazioni
- raccolta;
- registrazione;
- organizzazione;
- conservazione;
- consultazione;
- utilizzo;
- modifica;
- recupero;
- cancellazione;
- esportazione quando disponibile;
- backup;
- altre operazioni necessarie all’erogazione del servizio.
ALLEGATO 2 — PRINCIPALI SUB-RESPONSABILI
L’elenco dei sub-responsabili può essere aggiornato nel tempo.
| Fornitore | Servizio | Funzione |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting / infrastruttura | Esecuzione e distribuzione dell’applicazione |
| Neon | Database | Memorizzazione dei dati |
| [ALTRI FORNITORI] | [SERVIZIO] | [FUNZIONE] |
L’elenco aggiornato dei sub-responsabili applicabili al servizio deve essere mantenuto da ContactMe e reso disponibile secondo le modalità previste dal presente DPA.
ALLEGATO 3 — MISURE TECNICHE E ORGANIZZATIVE
ContactMe adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi del trattamento, che possono includere:
Controllo degli accessi
- autenticazione degli utenti;
- gestione delle autorizzazioni;
- limitazione degli accessi amministrativi;
- gestione delle credenziali.
Sicurezza delle comunicazioni
- utilizzo di connessioni cifrate;
- HTTPS/TLS;
- protezione delle comunicazioni tra applicazione e infrastruttura.
Sicurezza dell’infrastruttura
- utilizzo di infrastruttura cloud professionale;
- controllo degli accessi ai sistemi;
- aggiornamenti tecnici;
- monitoraggio degli errori e degli eventi di sicurezza.
Protezione dei dati
- separazione logica degli account;
- controllo dell’accesso ai database;
- procedure di backup;
- gestione delle autorizzazioni.
Gestione degli incidenti
- identificazione degli incidenti;
- contenimento;
- analisi;
- eventuale notifica;
- misure correttive.
Gestione del personale
- accesso ai dati limitato alle necessità operative;
- obblighi di riservatezza;
- autorizzazioni appropriate.
Le misure possono essere modificate nel tempo per tenere conto dell’evoluzione tecnologica, dei rischi e delle funzionalità della piattaforma.
CORALLI shpk — ContactMe
Ultimo aggiornamento: 03/10/2026